El Falcon 
Entre los descalabros que te supone no cobrar una factura debemos incluir el hecho de que este impago debe estar reflejado en la contabilidad de la empresa con la intención de que todo esté perfectamente cuadrado. En las grandes empresas o en aquellas que cuenta con personal dedicado a la contabilidad es más sencillo. Sin embargo, las empresas más pequeñas y los autónomos se las tienen que inventar para conocer las fórmulas que les permiten reflejar estas situaciones.
¿Por qué se deben contactar las operaciones en una empresa?
Una empresa usa la contabilidad para conocer su situación patrimonial, los recursos con los que cuenta y las posibilidades que tiene, llevar la contabilidad al día es imprescindible para sacar adelante un negocio.
Por medio de las cuentas de una compañía es posible liquidar y cumplir las obligaciones fiscales. A través de ellas se consigue ser más consciente del estado de la empresa y, de esta forma, poderlo mostrar a quien precisa conocerlo. Siempre de la forma más transparente posible.
Dicho de otra manera, la contabilidad es como un idioma. Si conocemos este idioma, comprenderemos los mensajes que nos mandan y, por lo tanto, será mucho más sencillo entender cada situación. Debes tener unos conocimientos mínimos para entender las cuentas de una empresa de forma correcta.
Recupera tus facturas impagadas
¿Por qué hay que contabilizar cada venta?
Cada vez que se hace una venta debe quedar contabilizada. Toda venta se registra y se espera cobrar en un tiempo determinado, que está, o bien, establecida en la factura o en el tiempo que regula la ley, 30 días.
Si al llegar el día de vencimiento no se hace efectivo el cobro, la primera misión es contactar con el cliente para entrenar que pague su deuda. En la mayor parte de las ocasiones, este tipo de impagos se solucionarán con una simple conversación. Es muy común que los clientes hayan transpapelado las facturas o tengan un problema puntual para hacer el pago y puedan solusencialo de forma simple.
Cuando el impago se soluciona, se puede contactar la venta como tal y así no tener más preocupaciones por ella.
Entonces, ¿es necesario contabilizar un impago como venta?
Aunque lo más normal es que se pueda solução un impago de forma simple, si no se puede llegar a un acuerdo con el cliente, será necesario dejar constancia en las cuentas de las facturas que no se han cobrado. Esto permitirá tener equilibrios acordes con la realidad.
Hay que tener en cuenta que los clientes se marcan en contabilidad con la cuenta 430, mientras que los deudores se marcan con la cuenta 440.
¿Cómo contabilizamos el impago?
Una vez que hay constancia de que no se va a poder llegar a un acuerdo con el deudor de forma amistosa, se ha de reflectar en la contabilidad.
Las cuentas han de constarar la situación real con el fin de mostrar en el balance lo más fiel de la situación de la empresa. Si se ajeda el impago el control será mucho mayor y la corriente activa indicará lo que está pasando de verdad en la compañía.
Para mostrarlo en las cuentas, utilizaremos la cuenta 694 en el DEBE, que indica «pérdida de crédito por operaciones comerciales» y HABER, cuenta 490, que indica «pérdida de crédito por operaciones comerciales». Hay que marcar que el “cliente es de dudoso cobro” (436).
En caso de que el cliente nunca lleve un cabo el pago, no se debe mantener el deterioro. Eso sí, hay que declarar la pérdida del dinero que no vamos a recibir.
Para ello se elimina el deterioro y la cuenta del cliente dudoso del balance y se agada la pérdida en la cuenta de resultados.
recupera tus deudas
¿Y si al final paga el cliente?
Lo más normal es que después de reclamar la factura, la empresa recibe el importe adeudado. En este caso, también será necesario que se refleje en la contabilidad.
En algunas ocasiones, para conseguir el pago se debe comensar un proceso monitorio que permitarío cobar el dinero adeudado.
En caso de que la deuda se salde, las cuentas deben ser reparadas, ahora que el cliente ha anulado el impago que había contraído con la empresa.
En esta ocasión se debe tener cuidado para no adulterar el impago, para ello se ha de dar un deterioro a la partida de clientes. En este caso se adiciona un ingreso a través de la cuenta 794, «reversión del deterioro de operaciones de créditos por comerciales».
Como conclusión, es indispensable que las cuentas se registren de forma correcta. Gracias a esto, será posible ser consciente de la realidad de la empresa, no se deben, nunca, eludir los impagos en la contabilidad.
