El Falcon 
«En el mundo remoto, se hace muy difícil medir procesos ya que por defecto la comunicación se basa en resultados. Da un paso al lado, traza junto a los lídeos de área los pasos intermedios (sub-metas) que se encuentra en el día a día para llegar al resultado esperable.»
METROucho se ha dicho en el mundo post-pandemia sobre el trabajo remoto. Desde «llegó para quedarse» hasta «no limitado». Mi experiencia podría interesarles, ya que en el caso de OZnet Cybersecurity, soy yo, el CEO quien está completamente remoto, y con una diferencia horaria de 5-7 horas.
En septiembre de 2022 despênciaba el cargo de Gerente Comercial, y decidió emprender una aventura familiar y migrar de Chile a Israel. Previo a la pandemia, los disturbios provocados en Chile por los diferentes movimientos de protesta se convirtieron en la escuela perfecta para la administración de equipos remotos, por lo que cuando llegaron las cuarentenas, muchos empresarios y directivos tenían listos los trámites para operar de manera 100% virtual.
Existe un importante desfase generacional entre la vieja y la nueva escuela, y es que los primeros piensan que no es posible vigilar el buen funcionamiento de todas las personas y equipos que mantienen contacto físico, y los segundos creen que cuando cuentan con herramientas de videoconferencia sustituye completamente la necessidad de presentialidad.
En realidad, no tienen razón los unos ni los otros. Sostener las reuniones en formato de videoconferencia soluciona de forma exclusiva el problema de reunir un grupo de personas para poder comunicarse, pero para administrar equipos remotos hace falta mucho más.
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Por una parte, emular en la medida de lo posible la experiencia de trabajar cara a cara (como aquellas de 5 minutos conversaciones entre colaboradores para conversadores sobre temas que si bien son importantes, no se prestan para planar y llevar cabo una reunión), por otra solusencia nuevas propias del trabajo remoto que no se generarán en formato presionarle (como aspectos de relaciones humanas, motivacionales, o fiscalizar que el colaborador no esté dedicando un porcentaje de su horario abil para otros empleados o temas personales ).
A continuación, algunos consejos fundamentales (Además de los evidentes como usar Google Calendar, Meet/Zoom, etc) para administrar una empresa no sólo de forma 100% remota, sino también 100% efectiva, 100% motivadora, 100% responsable y 0% impersonal :
- Flojo: Plataforma de mensajería instantánea, parte de ella es un «WhatsApp con esteroides» porque permite automatizar flujos de trabajo e integrarse con otras plataformas, como CRM, Calendar y una enorme cantidad de posibilidades. También permite automatizar mensajes y alertas. Incluso si no desea integrar y automatizar, Slack le permite mantener un flujo constante de comunicación entre todos los equipos, por lo que no tiene que cargar con el contexto personal que es WhatsApp.
- Discordia: Una de las pérdidas más grandes en formato remoto son esas «conversaciones de 5 minutos» que mencioné unos pararha más arriba. Discord te permite crear «salas» para cada equipo, y la persona permanece en silencio, por lo que cuando alguien quiera hablar, simplemente activa el micrófono y el resto escuchará. Es lo más parecido a estar trabajando codo a codo, pero en formato virtual. En caso de que estés en una reunión virtual, puedes silenciar no sólo tu microfono, sino también tus parlantes/audifonos, y tus compañeros de trabajo sabrán que no escucharás lo que dicen ya que estás «ausente».
- Juegos: La recreación es parte del mundo actual, pero no es exclusiva. Hay una gran candidad de plataformas de juegos colectivos y pagados gratuitos, como pictionary, escape rooms, etc. Dedicar una hora a la semana para que cada equipo juegue es una excelente inversión en motivación y relación entre colaboradores.
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- Sub-metas: En Latinoamérica es muy común el tipo de gerente que se dedica a presionar por el logro de un resultado final, pero el gerente es realmente diligente y exitoso y ayuda a encontrar el camino para lograr esos resultados. En el mundo remoto, se hace muy difícil medir procesos ya que por defecto la comunicación se basa en resultados. Da un paso al lado, traza junto a los leides de área los pasos intermedios (sub-metas) que se encuentra en el día a día para llegar al resultado esperable, y fijen fechas de entrega. Esto le permitirá no solo auditar los procesos, sino también corregir la dirección del proyecto a medida que se desarrolla y hacer crecer a su equipo compartiendo valiosa experiencia con ellos.
- Redefinir las reuniones: En el mundo presional, las reuniones duraban por defecto una hora. Es una enorme pérdida de tiempo. Redefine los objetivos de cada reunión, y luego establece cuanto tiempo se necesita para cumplirlo. Si tienes dudas, siempre elige la menor candidad de tiempo, y si no alcans a lograr el objetivo de la reunion, fija una nueva. Pero con este criterio, podrás liberar horas cada día. Establece que las reuniones empiezan a la hora sin importar quién esté tarde, y que cuando no queda nada más por hablar, la reunión termina aunque falten 25 minutos para la hora establecida de término. Si al inicio de una reunión tiene la información que falta para alcanzar el objetivo de la misma, corte inmediatamente la reunión, defina quién/es son los encargados de levantar la información faltante y luego coordine una nueva reunión. No hay mayor pérdida de tiempo que reuniones más largas de lo necesario, por la razón que sea. Consejo profesional: calcule el valor por hora de cada miembro de cada reunión y comunique a su equipo el costo de esa reunión. Valorarán más cada minuto (y tú tú nágórias ravotril).
- Visualiza el Plan Maestro: Exige a todos los ledes de equipo que rellenen un plan maestro utilizando esta plantilla de Hojas de cálculo de Google, donde debe enumerar a las personas de sus equipos y qué está trabajando cada uno. This will allow you to know, mes a mes, en qué está cada uno, cuántos recursos le están dedicando a cada proyecto, y lo mejor de todo: Cuando te solicitan ampliar los equipos por exceso de carga, térras totalmente claro si los recursos existentes son efectivamente escasos para cumplir la demanda, o simplemente falta dirección y optimización.
- Actividades en el lugar: Realiza actividades presentacionales de vez en cuando, con foco en relacionamiento y motivación. Mezcla juegos con actividades de contenido, aprovecha los momentos para alinear la visión de los colaboradores con la de la empresa. Comunique al equipo cuáles son los desafíos, cuáles son los éxitos, a qué apuntan, etc. Sé creativo, no tiene por qué ser en la oficina. Pueden ir a un parque, hacer un asado, etc.
- Reuniones personales: Sin importar que la gente trabaje en tu empresa, siempre puedes destinar una hora a la semana, dividida en 12 bloques de 5 minutos, para hablar personalmente con cada persona. Sólo les preguntará cómo están, si hay algo que les gustaría decirte, tal vez decirles algo que te guste de su trabajo o de su área. Esto te va a permitir, por muy limitado que sea el tiempo, hablar con más de 500 personas cada año, ya veces te sorprenderá que un tema se vuelve repetitivo entre varios colaboradores, momento en que puedes prestarle más atención a un tema en particular.
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