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Tenga Cuidado: Sus Documentos Empresariales Pueden Estar en Riesgo

Tenga Cuidado: Sus Documentos Empresariales Pueden Estar en Riesgo

La pandemia cambió la forma de relacionarnos tanto en entornos cotidianos como en el mundo empresarial. Sobre este último, se instauraron cambios sustanciales como el teletrabajo, la forma de relacionarse con clientes, proveedores y la gestión de documentos electrónicos.

Si la producción de documentos electrónicos data de hace varias décadas, la pandemia cambió la vieja costumbre de imprimir documentos para ser archivados y ocupar un espacio físico dentro de las instalaciones, ahora se ha abierto un espectro donde se elaboran, gestionan y eliminan documentos en entornos 100 % digitales.

Este último resultado es interesante e innovador, pero, en la práctica, deriva de una complejidad para administrar los documentos electrónicos, pues existen vacíos técnicos y legales que pueden crear varios quebraderos de cabeza, y quizás como empresario no los hayas visto en definitiva, mediano y largo plazo. Por lo anterior formulamos tres preguntas simples y que como CEO, puede determinar el riesgo a que está abocado actualmente:

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  • ¿Dispone de mecanismos técnicos para asegurar que los documentos electrónicos no son manipulados sin autorización?
  • ¿Existen mecanismos tecnológicos disponibles para garantizar la consulta autorizada de documentos electrónicos?
  • ¿Dispone de controles necesarios para evitar que documentos electrónicos antiguos eliminados sin la trazabilidad y permisos requeridos?

Si por lo menos dos de las tres preguntas, la respuesta fue “NO”, tal vez su empresa se encuentre en un alto riesgo en cuanto a la seguridad de la información y documentos electrónicos, debido a que requiere un cuidado especial, ágil, confiable y de bajo costo.

Disponer de un producto que no solo responde y resuelve las preguntas formuladas en el cuestionario anterior, sino que abarque más soluciones tecnológicas y jurídicas que le aseguren a su empresa desarrollar mecanizas que controlan los 360° de la gestión de documentos, creando todo un ecosistema digital que le permita sacar el mayor provecho al uso de la información colaborativa de su Empresa.

La palabra «simple» es una abreviatura para personalizar flujos de documentos como contratos, donde se puede revisar, editar y firmar electrónicamente este tipo de documentos para ser almacenados con todo valor probatorio ante cualquier controversia legal.

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